韩谊:重视期货公司分支机构的管理和发展······ 分享日记 fxplus.cn – 分享日记
                                       

韩谊:重视期货公司分支机构的管理和发展······ 分享日记 fxplus.cn

当前,期货行业正处于一个快速发展时期,大多数有一定经济实力的期货公司已在自身注册地域之外设立了若干交易分支机构,未来这些交易分支机构还将不断增加。因此,期货公司对分支机构的管理以及分支机构的发展已成为业界关注的话题。

  一、发展,首先应讲规范

  目前,在交易所所在城市大连、上海和郑州以及部分大中城市如北京、上海、广州、深圳、杭州注册的期货公司和分支机构相对集中,造成了区域竞争的日益激烈,在这种情况下,期货公司和分支机构的管理者更应清醒地认识到:发展,首先应讲规范。

  笔者认为,对分支机构的规范管理要遵循几个基本原则:诚、信、德、利、智。简单地说,就是以诚待人:分支机构的管理人员必须全面了解行业、市场、公司和本分支机构的发展,在工作中做到以诚待人,让客户了解本分支机构的优势和劣势,并讲明克服劣势的可行性方案,而不能进行虚假承诺或错误诱导。以信取人:“信”指的是使客户资金有保障的信誉,不透支、不挪用、进出迅速,资金安全有保障。大部分客户,尤其是大中型客户对资金的安全性和资金的周转速度极为重视,所以做到这一点很重要,同时,对客户的服务承诺,必须尽力做到。以德服人:在分支机构经营中,管理人员和员工应时刻为客户利益着想,礼貌对待每一位客户,尽力满足客户的合理要求,提高员工业务素养,以周到而满意的客户服务使客户产生归属感。以利予人:分支机构应有高水准的客户服务人员,在维持分支机构的正常运作过程中,为客户提供完善的信息和行情分析服务,在交易中争取使客户得到尽可能大的收益,不仅能逐渐地使客户的交易业绩整体向上,同时也使公司从经济上和形象上整体受益。以智胜人:对分支机构的管理工作,不能盲从于市场的压力,如果大家都单纯地以降低手续费来吸引客户,整个市场将产生混乱,因此,作为分支机构的管理者,应在“价格战”上处于被动,但必须在“服务战”上把握先机,避免恶性竞争,提倡公平交易,发扬优点,弥补缺陷,这才是分支机构经营、发展的长远目标。

  二、协调主从关系,发扬分支机构工作主动性

  期货公司的外埠分支机构可以视作公司的缩影,同样,一个分支机构的管理人员也可以视为公司的代表,由于总公司和分支机构处于不同区域,除一些必须有总公司负责的项目外,分支机构经理必须有统管全局的职责,因此,分支机构经理人员的业务素质直接关系到该分支机构的业绩。分支机构所有人员的任命,总公司均应本着“严进宽管”的原则进行,尤其是对分支机构的经理人员,总公司任命前必须考察以下几点:预选人员的业务素质、职业道德素质、管理素质、心理与人际关系素质等,这一阶段的审查必须相当严格,以便为分支机构今后的发展打好基础。但一旦各项考核均顺利通过,总公司应适当放权给分支机构经理,在正常的工作范畴之内,总公司的介入应尽量减少,以便充分发挥分支机构管理人员的主动性,使其才干得到最大程度的发挥。在此,值得说明的是,总公司过多的干预往往不能促进分支机构的业务发展,反而会使管理变得权责不清。从总体上看,总公司过多地干预分支机构的经营,会降低分支机构经理的威信;从个人角度讲,则有可能使管理人员的工作变得被动。因此,分支机构管理人员应当得到总公司的充分信任,能够充分执行职务所赋予的权力。

  当然,分支机构管理人员的权力在一定程度上还应受到限制,首先,必须受制于国家的相关法律与条规的约束,其次,受制于各交易所根据交易情况发布的永久性或临时性规定,最后,保证遵守本公司经营相关业务的管理条例。但总公司对分支机构予以关注、加强监督,与适当放权并不冲突。

  三、财务管理结合内控制度,多重监督

  分支机构客户的财务危机与内控管理失衡将会损害到公司的整体利益,因此,公司总部相关部门应予以直接监管。在当前的分支机构高速发展期,一些公司新设立的分支机构管理人员在一定时期内权限过大的情况应引起注意。笔者认为,不完善的营业部财务和内控制度将会对期货公司的发展造成巨大的潜在风险,建议进行严格双重管理,即会计工作由总部直接负责,出纳工作由分支机构专人负责,每一笔进出款项,必须经由出纳确认后填写进出款凭证、账簿,再由分支机构经理、出纳员共同确认后发回总公司的财务部,总公司签字后发回总公司财务部门,并由总公司会计记账确认后,方可视为整个收支过程完成。同时,对于发票、汇票等需要银行运转确认的出入金,出纳则必须将银行单据随公司出入款凭证即时一同传真至总公司的财务部。而且,外地分支机构的出纳应定时向总公司财务部进行汇报,定期将银行凭据、银行对账单等各种原始凭证以安全的方式送回总公司,以便财务部进行复核和永久性保存。

  除财务制度外,在分支机构的经营和管理程序中,一些在期货公司总部比较容易贯彻的原则性制度如合同管理,开撤户程序等的流程规范在分支机构容易因管理人员的“人性”而发生松动,这也是值得注意的问题。

  前期有些分支机构曾发生过的一些恶性事件,虽主要是因为其主要管理人员利用权力造成,但严格的财务和内控程序能够有效地降低发生的可能,因此,一方面执业人员应具备判断管理人员权限的知识和对危险指令予以拒绝并上报的勇气,另一方面也应在各分支机构指定专职的内险监督人员,唯有如此,财务人员才能够有效地配合分支机构经理,相互协助,相互制约。财务或内控人员的任免权限亦应与总部挂钩,这样做更便于加强对分支机构的风险管理与经营。

  总之,分支机构的管理只有更加规范,才能保证期货公司的长远利益;注重客户服务,完善自身管理,才是营业部等分支机构管理的正途。

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